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Quels documents doit-on conserver et sur quelle durée ?

La conservation de tous les documents

Il est impératif de veiller à la conservation de tous les documents relatifs à la vie de votre entreprise. Et c’est la loi qui l’exige ! Alors pour ne pas aller contre elle, voici un aperçu des différents types d’éléments papier ou électroniques que vous devez absolument archiver en tant que chef d’entreprise. Aussi, les lignes à venir vous situeront sur la durée minimum de conservation de ces documents.


Les documents comptables

C’est en présentant les documents comptables lors d’un contrôle que vous pourrez prouver que la comptabilité de votre entreprise est fiable. Il en existe plusieurs, dont un bon nombre à conserver pendant au moins 10 ans, à partir de la clôture de l’exercice. Il s’agit, entre autres, du livre et de registre comptable, du livre d’inventaire et des bons de commande et de livraison. Les pièces faisant référence aux impôts sur les revenus des sociétés font aussi partie des documents comptables et leur conservation doit durer 3 ans à partir de la date d’imposition.

Les documents liés à la gestion du personnel

L’entreprise doit veiller à la conservation de documents liés à la gestion du personnel pour prouver, en cas de nécessité, qu’elle fait les choses correctement. Et des délais sont à respecter pour chaque type de document. Par exemple pour le bulletin de paie, il est bon de l’archiver pendant 5 ans au moins, à partir du départ du salarié. Ce même délai s’applique aussi à la conservation du registre unique du personnel. Quant aux documents relatifs aux contrats de travail, aux indemnités, aux primes et à la taxe sur les salaires, il est exigé de les archiver pendant 3 ans minimum.

Les pièces sociales

Dans cette catégorie, on trouve plusieurs types de documents, dont ceux qui renseignent sur les statuts de la société. Concernant la conservation de ces statuts, elle doit se faire obligatoirement pendant au moins 5 ans suivant la radiation de l’entreprise au RCS. Aussi, ce même délai doit être respecté dans le cadre de l’archivage de plusieurs autres documents, tels que les actés liés au fonctionnement de l’entreprise et le registre de mouvements de titres.

Les documents commerciaux et civils et les contrats

L’entreprise est tenue de garder un œil sur ses documents commerciaux et civils et sur les contrats signés avec ses partenaires. Justement, les traces d’un contrat mettant en avant une relation commerciale doivent être conservées pendant au moins 5 ans. Mais si celui-ci est conclu par internet et que son montant va au-delà de 120 euros, alors le délai de conservation est de 10 ans à partir de la fin de la prestation. Notez aussi que l’archivage des contrats de garantie dure 2 ans au minimum alors que le délai de celui des documents de douane, de police d’assurance, de dossier d’avocat ou encore de correspondance commerciale est de 5 ans.





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Quelle solution d’archivage pour les archives physiques d’une entreprise ?

L’une des principales raisons qui pousse les entreprises à externaliser leurs archives physiques, c’est de pouvoir les stocker et les conserver en toute sécurité dans des infrastructures adaptées et dédiées. Faire appel aux services d’un tiers-archiveur permet à l’entreprise de confier ses documents sensibles tout en bénéficiant de la conformité de l’archivage aux obligations légales et réglementaires de conservation. De plus, c’est l’un des meilleurs moyens pour optimiser les coûts d’archivage ainsi que la disponibilité et l’accessibilité aux documents archivés. 

D’autre part, la mise en place d’un processus de gestion des archives physiques externalisé garantit un gain de temps en productivité : les archives étant davantage disponibles, le système de gestion évite les erreurs d’archivages possibles ou toute perte de temps à retrouver un document archivé.L’archivage de documents est un processus structuré et organisé permettant la gestion et la conservation des archives physiques. C’est une activité nécessaire quel que soit le type d’entreprise ou ses différents domaines d’activités. Elle concerne aussi bien le classement que la conservation ou la destruction des documents d’archives. C’est pourquoi, ses actions englobent le traitement des documents de leur création à leur élimination et répondent à des règles d’archivage à respecter selon les différents types d’archives à gérer.


     

Les trois types d’archives physiques:


  • Les archives courantes : ce sont tous les documents produits par l’entreprise ; en tant qu’archives dites aussi vivantes, elles sont utilisées pour le traitement des affaires en cours (1er âge)
  • Les archives intermédiaires : lorsque les documents cessent d’être courants (2ème âge), ils deviennent des archives intermédiaires, c’est-à-dire qu’elles conservent un intérêt administratif et juridique ne permettant pas de les éliminer
  • Les archives définitives : ces dernières (3ème âge) présentent un intérêt historique, elles sont donc conservées de manières définitives et peuvent également être versée chez un tiers-archiveur pour être gardées en toute sécurité
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Comment s’y prendre Internationaliser son entreprise?

Réussir à hisser ses activités au niveau international est le rêve de tout dirigeant d’entreprise. Cette position permettra à la structure de saisir les opportunités même au-delà des frontières, de pénétrer de nouveaux marchés, mais également de créer d’autres partenariats.


Aujourd’hui, l’internationalisation présente un autre objectif: l’optimisation fiscale. En effet, en choisissant de délocaliser ses activités ou en s’implantant directement dans un autre pays grâce à l’offshoring, l’entrepreneur peut bénéficier d’une fiscalité nettement plus souple que celle de son pas d’origine. Mais comment réussir à internationaliser efficacement sa société?


L’internationalisation, un choix stratégique

Il faut comprendre que l’internationalisation est un véritable projet d’entreprise (offshore ou non). Pour les grandes envergures, il s’agit d’étendre les activités vers d’autres destinations afin d’accroître le chiffre d’affaires ou pour mieux diversifier ses offres et ses clients.


Dans le cas des entrepreneurs qui sont au tout début de l’aventure entrepreneuriale, c’est un véritable défi (voire un coup de poker) qui, s’ils réussissent, marquera le début d’un grand exploit.

Internationaliser sa société, c’est aussi se démarquer largement de la concurrence en passant pratiquement du statut de follower à celui de leader. Cependant, si l’expérience est très tentante, elle nécessite une grande et longue préparation même pour les hommes d’affaires et les plus aguerris.

Les points-clés à considérer

Afin de bien organiser le plan d’internationalisation d’une entreprise, quelques éléments-clés sont absolument à prendre en considération. Il faut imaginer la scène internationale comme un océan et la société actuelle comme un bateau qui va braver tous les obstacles et affronter le déchaînement des forces de la nature. Sans préparation, il sera difficile de réussir le voyage.


Ainsi, la réalisation d’un business plan sera indispensable. Ensuite, il faudra déterminer les obligations et avantages fiscaux et légaux que présente le pays cible. Et puis, puisqu’il y aura toujours des risques, le mieux serait de les évaluer dès le départ.

Pour finir, il faudra songer à élaborer une stratégie d’entreprise. Pénétrer un marché international et se positionner comme concurrent dans une niche ne sera pas facile. Bien sûr, tout dépendra de la destination choisie et du secteur d’activité de la structure.

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