Quelle solution d’archivage pour les archives physiques d’une entreprise ?


L’une des principales raisons qui pousse les entreprises à externaliser leurs archives physiques, c’est de pouvoir les stocker et les conserver en toute sécurité dans des infrastructures adaptées et dédiées. Faire appel aux services d’un tiers-archiveur permet à l’entreprise de confier ses documents sensibles tout en bénéficiant de la conformité de l’archivage aux obligations légales et réglementaires de conservation. De plus, c’est l’un des meilleurs moyens pour optimiser les coûts d’archivage ainsi que la disponibilité et l’accessibilité aux documents archivés. 

D’autre part, la mise en place d’un processus de gestion des archives physiques externalisé garantit un gain de temps en productivité : les archives étant davantage disponibles, le système de gestion évite les erreurs d’archivages possibles ou toute perte de temps à retrouver un document archivé.L’archivage de documents est un processus structuré et organisé permettant la gestion et la conservation des archives physiques. C’est une activité nécessaire quel que soit le type d’entreprise ou ses différents domaines d’activités. Elle concerne aussi bien le classement que la conservation ou la destruction des documents d’archives. C’est pourquoi, ses actions englobent le traitement des documents de leur création à leur élimination et répondent à des règles d’archivage à respecter selon les différents types d’archives à gérer.


     

Les trois types d’archives physiques:


  • Les archives courantes : ce sont tous les documents produits par l’entreprise ; en tant qu’archives dites aussi vivantes, elles sont utilisées pour le traitement des affaires en cours (1er âge)
  • Les archives intermédiaires : lorsque les documents cessent d’être courants (2ème âge), ils deviennent des archives intermédiaires, c’est-à-dire qu’elles conservent un intérêt administratif et juridique ne permettant pas de les éliminer
  • Les archives définitives : ces dernières (3ème âge) présentent un intérêt historique, elles sont donc conservées de manières définitives et peuvent également être versée chez un tiers-archiveur pour être gardées en toute sécurité